Privacyverklaring

Privacy en vertrouwen zijn erg belangrijk voor ons. Daarom dragen we ook zorg voor de persoonsgegevens die je met ons deelt bij de reservaties van je droomvakanties. Je kan erop vertrouwen dat je gegevens bij ons veilig zijn. De verwerking van je persoonsgegevens zijn vanaf 25 mei 2018 conform is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU-verordening 2016/679), beter bekend als de General Data Protection Regulation of GDPR. We leggen je in deze privacyverklaring graag uit hoe we je gegevens gebruiken en waarvoor. In deze privacyverklaring vind je ook meer informatie over je privacyrechten en hoe je ze kunt uitoefenen.

De inhoud van deze Privacyverklaring

De verwerkingsverantwoordelijke is New Event Travel BVBA (in deze Verklaring “wij”, “we”, of “ons”). We streven ernaar je persoonsgegevens te allen tijde zorgvuldig te verzamelen, gebruiken en beschermen. Je privacy is belangrijk voor ons, dus neem de tijd om onze Privacyverklaring goed door te nemen. In de Verklaring wordt uitgelegd: •  Welke persoonsgegevens wij verzamelen en waarom we dit doen. •  Wanneer en op welke manier we persoonsgegevens kunnen delen met andere organisaties. •  Welke keuzes je kan maken, en de manier waarop je je persoonsgegevens kan bekijken en bewerken. We hebben geprobeerd deze Verklaring zo eenvoudig mogelijk te houden, maar als je niet vertrouwd bent met bepaalde termen (zoals de verwerkingsverantwoordelijke, bepaalde categorieën van persoonsgegevens, enz.), dan kan je deze raadplegen in het onderdeel Belangrijke begrippen.

De persoonsgegevens die we verzamelen

Bij het registreren voor een van onze diensten, geef je ons de volgende gegevens: •  Je persoonsgegevens, waaronder je naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. •  Je paspoort/identiteitskaartgegevens indien je kiest voor onze dienst online check-in. Als je gebruikmaakt van onze websites: •  Je reisvoorkeuren. •  Informatie over je surfgedrag op onze websites. •  Informatie over de manier waarop je toegang krijgt tot onze digitale diensten, zoals het besturingssysteem, IP-adres, online identificatiemiddelen en informatie van je browser. •  Sociale voorkeuren, interesses en activiteiten. Als je in ons kantoor of elektronisch/online producten koopt, kunnen we de volgende gegevens opslaan: •  Passagiersinformatie, paspoortgegevens en gegevens van andere identiteitsdocumenten. •  Verzekeringsgegevens. •  Relevante medische gegevens en eventuele speciale wensen, bijvoorbeeld in verband met dieet, religie of beperking. •  Informatie over je aankopen, zoals wat je gekocht hebt, wanneer en waar je het gekocht hebt, hoe je ervoor betaald hebt en kredietkaart- en andere betaalgegevens. •  Informatie over je surfgedrag op onze websites. •  Informatie over de manier waarop je toegang krijgt tot onze digitale diensten, zoals het besturingssysteem, IP-adres, online identificatiemiddelen en informatie van je browser. •  Sociale voorkeuren, interesses en activiteiten. Als je ons contacteert of wij jou contacteren of wanneer je gebruikmaakt van promoties of meedoet aan wedstrijden, enquêtes of vragenlijsten over onze dienstverlening, kunnen we de volgende gegevens opslaan: •  Persoonsgegevens die je verstrekt als je ons contacteert via e-mail, post, telefoon of sociale media, zoals je naam, gebruikersnaam en contactgegevens. •  De gegevens van e-mails en andere digitale berichten die we je sturen en die je opent, en de links waar je op klikt. •  Je feedback en deelname aan klantenonderzoeken en vragenlijsten. Andere bronnen van je persoonsgegevens: •  Je verzekeringsmaatschappij, hun agenten en medisch personeel kunnen relevante persoonsgegevens en bijzondere categorieën persoonsgegevens met ons uitwisselen indien wij/zij namens jou of in het belang van andere klanten of in een noodgeval moeten optreden. •  Als je via een sociaal netwerk zoals Facebook, Instagram of Twitter inlogt om toegang te krijgen tot onze platformen en online diensten, stem je ermee in je gebruikersgegevens met ons te delen. Dit zijn bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, geboortedatum, locatie en alle andere informatie die je vrijwillig met ons deelt. •  We kunnen gebruikmaken van het beeldmateriaal van beveiligingscamera’s, IP-adressen en browsergegevens die zijn verzameld in of nabij ons kantoor en bedrijfsterrein. Door jou aangeleverde persoonsgegevens van anderen: •  We gebruiken door jou aangeleverde persoonsgegevens van anderen, bijvoorbeeld van de mensen die op jouw boeking staan (bv volwassenen, kinderen of minderjarige familieleden). •  Als je persoonsgegevens van anderen aanlevert, moet je zeker zijn dat zij hiermee instemmen en jou toestaan deze informatie te verstrekken. Je moet er ook voor zorgen dat ze weten hoe hun persoonsgegevens door ons kunnen worden gebruikt, voor zover dit van toepassing is.

Het gebruik van je persoonsgegevens

Zoals hieronder wordt uitgelegd, gebruiken we je persoonsgegevens op verschillende manieren. Om de door jou gewenste producten en diensten te leveren We moeten je persoonsgegevens verwerken om je account of boeking te kunnen beheren, om de gewenste producten en diensten te kunnen leveren en om je te kunnen helpen met eventuele bestellingen of terugbetalingen. Om onze producten, diensten en dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beheren en te verbeteren We gebruiken persoonsgegevens om onze producten, websites en andere diensten te kunnen beheren en verbeteren. We gaan na hoe onze diensten gebruikt worden om je persoonsgegevens beter te kunnen beschermen en om fraude, andere misdrijven en verkeerd gebruik van onze diensten te detecteren en te voorkomen. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat je onze diensten veilig kan gebruiken. We kunnen persoonsgegevens gebruiken bij veiligheidsoperaties, ongevallen of vergelijkbare incidenten en in het kader van verzekering en medische zorg. We gebruiken persoonsgegevens voor interne onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten en om ons productaanbod, onze diensten, kantoor, beveiliging, knowhow en de manier waarop we met je communiceren te ontwikkelen en te verbeteren. We gebruiken het beeldmateriaal van beveiligingscamera om de veiligheid te garanderen van iedereen die in ons kantoor of bedrijfsterrein bezoekt en met het oog op de preventie, detectie en vervolging van strafbare feiten. We kunnen ook op deze beelden terugvallen om onze wettelijke rechten vast te leggen, uit te oefenen of te verdedigen. Om jouw gebruikservaring te personaliseren We willen ervoor zorgen dat de marketingberichten over onze producten en diensten en die van onze leveranciers en partners, waaronder onze online advertenties, bij jouw interesses aansluiten. Daarom kunnen we je persoonsgegevens gebruiken om een beter inzicht te krijgen in jouw interesses en te voorspellen welke andere producten, diensten en informatie je het meest interesseren. Zo kunnen we onze communicatie op je afstemmen zodat je informatie ontvangt die voor jou relevant en interessant is. We kunnen bovendien je reacties meten op marketingberichten over onze producten en diensten, waardoor we je producten en diensten kunnen aanbieden die beter aansluiten bij jouw behoeften als klant. Als je geen gepersonaliseerde informatie van ons wil ontvangen, kan je je voorkeuren te allen tijde telefonisch of schriftelijk (bv. via e-mail) aanpassen. We zullen onze gegevens dan zo snel mogelijk aanpassen. Om met je te communiceren Om je nog beter van dienst te kunnen zijn, maken we gebruik van persoonsgegevens om zaken te verduidelijken of je te helpen als je ons contacteert via e-mail of sociale media, per post of telefonisch. We moeten je persoonsgegevens verwerken om de promoties en wedstrijden waaraan je deelneemt te kunnen beheren. Dat geldt ook voor de promoties en wedstrijden die we in samenwerking met onze leveranciers en partners organiseren. We hebben deze gegevens nodig als je bijvoorbeeld een prijs wint. We kunnen je uitnodigen om deel te nemen aan klantenonderzoeken, vragenlijsten en andere marktonderzoeksactiviteiten die worden uitgevoerd door New Event Travel BVBA en andere organisaties die we daarvoor inschakelen. We verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.

Marketingcommunicatie

Nu en dan sturen we je relevante aanbiedingen en nieuws over onze producten en diensten. Dit gebeurt op verschillende manieren (bijvoorbeeld via e-mail). We kunnen je tevens informatie sturen over de producten en diensten van partners of touroperators waarvan we denken dat ze interessant voor je zijn. Dit doen we enkel als je vooraf hebt aangegeven dat je deze marketingberichten wil ontvangen. Als je met ons boekt of je op onze website registreert, zullen we je vragen of je marketingberichten wil ontvangen. Je kan je marketingvoorkeuren op verschillende manieren wijzigen: telefonisch, door middel van de link ‘Uitschrijven’ in onze e-mails, of door ons te schrijven (bv. via e-mail). De keuze is natuurlijk aan jou, maar hou er rekening mee dat je geen interessante aanbiedingen of promoties meer zal ontvangen als je aangeeft dat je geen marketingberichten meer wil krijgen. Je krijgt wel nog steeds dienstgerelateerde berichten van ons, zoals een boekingsbevestiging of belangrijke informatie over het gebruik van onze producten of diensten.

Het delen van persoonsgegevens met leveranciers en partners

Om de door jou gewenste diensten en producten te kunnen aanbieden, kunnen we jouw persoonsgegevens delen met de aanbieders van de uiteindelijke reisdiensten, zoals touroperators, luchtvaartmaatschappijen, hotels en transportmaatschappijen. We werken bovendien samen met zorgvuldig geselecteerde leveranciers die bepaalde taken voor ons uitvoeren. Deze bedrijven helpen ons bijvoorbeeld met onze IT-diensten, het opslaan en combineren van gegevens, marketing, marktonderzoek, het verwerken van betalingen en het leveren van producten en diensten. Het kan nodig zijn om persoonsgegevens te delen met het oog op de vaststelling, uitoefening en verdediging van onze wettelijke rechten, bijvoorbeeld om fraude tegen te gaan en het kredietrisico te beperken. Als we persoonsgegevens met andere organisaties delen, verplichten we hen deze gegevens veilig te bewaren en verbieden we hen de gegevens te gebruiken voor hun eigen marketingdoeleinden. We delen enkel de persoonsgegevens die onze leveranciers en partners nodig hebben om ons en jou hun diensten te kunnen aanbieden.

Het delen van persoonsgegevens met regelgevende instanties

Wanneer je naar het buitenland reist, zijn we soms verplicht (omdat de overheidsinstanties op de plaats van vertrek en/of aankomst dit vereisen) jouw persoonsgegevens vrij te geven en te verwerken in het kader van grenscontrole, immigratie, veiligheid en terreurbestrijding, of voor eender welk ander doeleinde dat toepasselijk wordt geacht. In bepaalde landen kan je enkel reizen als je van tevoren je passagiersgegevens doorgeeft (zoals de API-gegevens voor Caricom en de Secure Flight-gegevens voor de VS). Deze vereisten kunnen per bestemming verschillen en het is aangeraden dit na te gaan. Ook als het niet verplicht is, kunnen wij ervoor kiezen de instanties bij te staan waar nodig. We kunnen bovendien de minimaal vereiste persoonsgegevens met andere openbare instanties delen als dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

Het beschermen van jouw persoonsgegevens

We weten hoe belangrijk het is om jouw persoonsgegevens te beheren en te beschermen. We treffen dan ook passende veiligheidsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijk verlies, ongeoorloofde toegang, gebruik, verandering en bekendmaking. De veiligheid van jouw gegevens hangt ook van jou af. Als we je bijvoorbeeld een wachtwoord hebben gegeven of je als je zelf een wachtwoord gekozen hebt om toegang te krijgen tot bepaalde diensten, moet jij ervoor zorgen dat het vertrouwelijk blijft. De persoonsgegevens die we van jou bijhouden, kunnen doorgegeven worden aan of opgeslagen worden op een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Je persoonsgegevens kunnen tevens worden verwerkt door organisaties die buiten de EER voor ons of voor een van onze leveranciers werken. We treffen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens adequaat beschermd blijven en dat ze overeenkomstig deze Verklaring gebruikt worden. Voorbeelden van deze beschermende maatregelen zijn contractuele clausules, zoals de modelclausules goedgekeurd door de Europese Commissie, en passende beveiligingsmaatregelen.

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

We bewaren jouw persoonsgegevens zolang als nodig voor het verrichten van de diensten die worden opgesomd in deze Privacyverklaring en/of voor de naleving van de wet- en regelgeving. Na afloop van deze periode, zullen we jouw persoonsgegevens veilig verwijderen. Als de gegevens na deze periode nodig zijn voor analytische, historische of andere legitieme zakelijke doeleinden, zullen we passende maatregelen nemen om deze gegevens te anonimiseren.

Over cookies en gelijkaardige technologieën

Cookies zijn kleine bestanden waarmee een website allerlei gegevens kan verzamelen en opslaan op jouw desktopcomputer, laptop of mobiel apparaat. Cookies helpen ons belangrijke functies en mogelijkheden aan te bieden op onze websites en we gebruiken ze tevens om jouw gebruikerservaring te optimaliseren. Je vindt alle informatie hieromtrent terug in de afzonderlijke Cookie-verklaring.

Links naar andere websites

Onze websites kunnen links bevatten naar websites die worden beheerd door andere organisaties met eigen privacyverklaringen. Gelieve de voorwaarden en privacyverklaring altijd zorgvuldig door te nemen vooraleer je persoonsgegevens verstrekt op websites van andere organisaties. Wij zijn immers niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de websites van andere organisaties.

Functies voor sociale media

Onze websites en bevatten functies voor sociale media zoals Facebook en Instagram, die hun eigen privacyverklaringen hebben. Zorg ervoor dat je hun voorwaarden en de privacyverklaring goed doorleest voordat je persoonsgegevens invoert; wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor deze functies.

Toegang tot en bijwerken van jouw persoonsgegevens en klachten

Je hebt te allen tijde het recht om een afschrift op te vragen van de persoonsgegevens die we van jou hebben. Gelieve ons in dit geval alle informatie te geven die we nodig hebben om jouw persoonsgegevens te identificeren en lokaliseren. Waar we je toegang kunnen verlenen tot je gegevens, zullen we dit kosteloos doen. Als je bijkomende afschriften opvraagt, vragen we een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten. We willen er zeker van zijn dat de persoonsgegevens die we van jou hebben correct en up-to-date zijn. Gelieve het ons te laten weten als de gegevens die we van jou hebben onjuist zijn. Je kan ons tevens vragen je persoonsgegevens te corrigeren of wissen of ze over te dragen aan een andere organisatie, indien technisch haalbaar, en je kan je verzetten tegen de verwerking ervan. We zullen jouw gegevens bijwerken of wissen, tenzij we deze informatie dienen te bewaren voor legitieme zakelijke of juridische doeleinden. Je kan ook contact met ons opnemen als je een klacht hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of gebruiken. We zullen er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als je niet tevreden bent met onze reactie, kan je een klacht indienen bij de nationale dienst voor gegevensbescherming (www.privacycommission.be). Gelieve je schriftelijke vraag of klacht te richten aan de afdeling Data Protection: Adres: New Event Travel BVBA, Tav Data Protection, Jachtveld 10, 1933 Sterrebeek E-mail: data@eventtravel.be We kunnen je bijkomende informatie vragen om jouw identiteit te verifiëren vooraleer we je verzoek of klacht behandelen. Als je contact met ons opneemt in naam van iemand anders, kunnen we je tevens om extra informatie vragen om er zeker van te zijn dat je bevoegd bent om zo’n verzoek of klacht in te dienen.

De wettelijke grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

We verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens enkel als aan ten minste een van de volgende voorwaarden is voldaan: •  We hebben jouw toestemming. Voorbeeld: Klantenaccount Bij het aanmaken van een nieuw account geef je ons toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken. •  Het is noodzakelijk jouw gegevens te verwerken in het kader van een contract of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voordat we een contract met je aangaan; Voorbeeld: Om door jou gewenste producten en diensten te leveren We moeten je persoonsgegevens verwerken om je account of boeking te kunnen beheren, om de gewenste producten en diensten te kunnen leveren en om je te kunnen helpen met eventuele bestellingen of terugbetalingen. •  We moeten voldoen aan een wettelijke verplichting; Voorbeeld: Het delen van persoonsgegevens met regelgevende instanties Wanneer je naar het buitenland reist, zijn we soms verplicht (omdat de overheidsinstanties op de plaats van vertrek en/of aankomst dit vereisen) jouw persoonsgegevens vrij te geven en te verwerken in het kader van grenscontrole, immigratie, veiligheid en terreurbestrijding, of voor eender welk ander doeleinde dat toepasselijk wordt geacht. •  Ter bescherming van jouw essentiële belangen of die van iemand anders; Voorbeeld: In een noodgeval Je verzekeringsmaatschappij, hun agenten en medisch personeel kunnen relevante persoonsgegevens en bijzondere categorieën persoonsgegevens met ons uitwisselen indien wij/zij namens jou of in het belang van andere klanten of in een noodgeval moeten optreden. •  Het is van algemeen belang of we hebben een officiële machtiging om jouw gegevens te verwerken; of Voorbeeld: Beveiligingsmaatregelen We kunnen persoonsgegevens gebruiken bij veiligheidsoperaties, ongevallen of vergelijkbare incidenten en in het kader van verzekering en medische zorg. •  De verwerking van jouw gegevens is in ons legitieme belang of in dat van derden en deze belangen zijn niet ondergeschikt aan jouw belangen of rechten. Voorbeeld: Om jouw gebruikerservaring te personaliseren We kunnen jouw persoonsgegevens gebruiken om een beter inzicht te krijgen in jouw interesses en te voorspellen welke andere producten, diensten en informatie je misschien interesseren. Zo kunnen we onze communicatie op je afstemmen zodat je informatie ontvangt die voor jou relevant en interessant is. Als we bijzondere categorieën persoonsgegevens moeten verwerken, zoals medische gegevens, zullen we dit enkel doen als er aan een of meerdere aanvullende voorwaarden voldaan wordt. Als we bijvoorbeeld jouw expliciete goedkeuring hebben; als de verwerking noodzakelijk is ter bescherming van jouw essentiële belangen of die van iemand anders en jij lichamelijk of juridisch niet in staat bent om toestemming te geven; als de verwerking noodzakelijk is om juridische vorderingen neer te leggen, uit te oefenen of te verdedigen; of als de verwerking noodzakelijk is om redenen van aanzienlijk algemeen belang.

Wijzigingen aan deze Verklaring

Deze Verklaring vervangt alle vorige versies. We kunnen deze Verklaring te allen tijde aanpassen dus gelieve regelmatig op onze website(s) te kijken om te controleren of er updates zijn. Als het om belangrijke wijzigingen gaat, zullen we een duidelijke mededeling op onze website(s) plaatsen en, indien van toepassing, de wijzigingen ook elektronisch meedelen. Laatst bijgewerkt: mei 2018

Belangrijke begrippen

Verwerkingsverantwoordelijke: De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel waarvoor en de manier waarop persoonsgegevens gebruikt worden. Europese Economische Ruimte (EER): Alle lidstaten van de EU plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Online advertenties: Marketingberichten die je ziet verschijnen op het internet. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Dit zijn de volgende categorieën van persoonsgegevens: raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens aan de hand waarvan een natuurlijke persoon geïdentificeerd kan worden, medische gegevens en gegevens m.b.t. het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon. API-gegevens voor Caricom: Sommige of alle Caricom-landen hebben een overeenkomst afgesloten met de VS waardoor de passagiersgegevens, die vooraf moeten verstrekt worden aan de Caricom-landen in het kader van grenscontrole, worden doorgegeven aan het Amerikaanse Ministerie voor Binnenlandse Veiligheid, dat deze gegevens namens de Caricom-landen verwerkt. Gelieve de Caricom website te raadplegen voor meer informatie. Secure Flight Data voor de VS: De Amerikaanse veiligheidsdienst TSA (Transportation Security Administration) vereist dat je de volgende gegevens meedeelt voor controle met de zogenaamde watchlists: volledige naam, geboortedatum en geslacht. Je wordt ook verzocht je Redress Number op te geven, indien beschikbaar. Indien je nalaat deze gegevens te verstrekken, is het mogelijk dat je niet aan boord mag gaan of dat je de instaphal niet mag betreden. De TSA kan jouw informatie delen met politie, justitie, veiligheidsdiensten of andere diensten overeenkomstig de gepubliceerde verklaring over het gegevensregistratiesysteem. Gelieve de TSA website te raadplegen voor meer informatie.